• |
  • Lättläst
  • | Anpassa

Riktlinje för upphandling och inköp

Riktlinjer för upphandling och inköp

Inledning
Kramfors kommun anskaffar årligen varor och tjänster för sammanlagt 300-400 miljoner kronor.

För att kunna uppfylla Kommunfullmäktiges övergripande mål om ”God ekonomisk hushållning” är det därför av stor betydelse för ekonomin hur upphandlingsfrågor hanteras. Sparsamhet och effektivitet ger mer välfärd för pengarna. Riktlinjen beskriver ramarna för kommunens upphandlingar, inköp och uppföljning och gäller för hela kommunkoncernen. Riktlinjen är ett komplement till lagstiftning och andra interna och externa styrande dokument som reglerar offentlig upphandling.

Målsättningen med riktlinjen är att säkerställa att - upphandlingar följer rådande lagstiftning samt kommunens ställningstagande gällande miljöhänsyn och sociala/etiska krav - varor, tjänster och entreprenader köps med rätt kvalitet till bästa kostnad (”den goda affären”) - underlätta för små och medelstora företag att uppträda som leverantörer till Kramfors kommun - minimera administration och felkällor för anbudsgivare.

Målet kan endast uppnås genom samordning inom kommunen och, med andra myndigheter inom länet eller statliga inköpscentraler, när det är tillämpligt. Kommunchefen fastställer eventuella tjänsteföreskrifter som förtydligar riktlinjen.

Lagstiftning

Den offentliga upphandlingen berör ett omfattande regelverk, bland annat inom följande områden:

- Lagen om offentlig upphandling (LOU) med de grundläggande EU-rättsliga principerna om Icke diskriminering, Likabehandling, Proportionalitet, Öppenhet och ömsesidigt erkännande.

- Lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF)

Ansvar

Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för upphandlings- och inköpsfrågor. Detta innebär att verka för att:

- samtliga avtal som tecknas för kommunkoncernen föregås av en upphandling enligt rådande lagstiftning och riktlinjer - samtliga inköp som genomförs följer dessa riktlinjer med tillhörande tjänsteföreskrifter

- samordning av upphandlingar sker för att få till bättre villkor samt begränsa de administrativa kostnaderna.

Samordningen kan ske inom länet, men även när två eller flera nämnder/bolag inom den egna kommunen har likartade behov av varor och/eller tjänster. Dessa samordnade avtal tecknas enligt KS:s delegationsordning.

Den enskilda nämnden/det enskilda bolaget ansvarar för att initiera en upphandling för respektive nämnd/bolag.

Detta innebär ett ansvar för att:

Upphandlingsenheten kontaktas med god framförhållning i förhållandet till önskad avtalsstart

kontaktpersoner för upphandlingen utses och en kravspecifikation för varan/tjänsten/entreprenaden tas fram - avtal tecknas enligt delegationsordningen

- uppföljning av avtal sker enligt en uppföljningsplan, som tas fram samtidigt som förfrågningsunderlaget.

Upphandlingsenheten är en stödfunktion för hela kommunkoncernen gällande samtliga upphandlingsrelaterade frågor. Detta innebär att:

- på uppdrag av respektive nämnd/bolag genomföra upphandlingar av efterfrågad vara/tjänst/entreprenad med ett värde över 100.000kr och annonsera dessa elektroniskt, via e-avrop

- sammanställa information inom kommunkoncernen om nuvarande och kommande behov av varor och tjänster för att få en samlad bild av det kommunövergripande behovet och för att möjliggöra en eventuell samordning

- vara rådgivande vid frågeställningar kring tillämpning av upphandlingslagstiftningen

- ta hänsyn till politiska överväganden vid större upphandlingar eller upphandlingar av strategisk betydelse

- tillhandahålla mallar, checklistor och annat material som stöd till verksamhetens egna upphandlingar under 100.000kr

- genomföra utbildningar av beställare, chefer och politiker om rådande lagstiftning, riktlinjer, rutiner och dess tillämpning.

Upphandlingsformer

Hela Kramfors kommuns behov av en vara eller tjänst ska räknas samman, när tröskelvärdet beräknas och upphandlingsform väljs. Tröskelvärdet ska beräknas för avtalets hela löptid. Upphandlingen får inte delas upp och beräkningsmetod får inte väljas i syfte att komma under tröskelvärdet. Upprepade upphandlingar av samma kategori varor och tjänster under ett budgetår ska sammanräknas.

Direktupphandlingar

En direktupphandling är ett förfarande utan krav på att ha anbud i viss form. Direktupphandling får användas endast när upphandlingens värde är lågt eller om det finns synnerliga skäl.

Sedan den 1 juli 2014 finns det krav på dokumentation av upphandlingar vars värde överstiger 100 000 kronor och att upphandlande myndigheter ska besluta om riktlinjer för användning av direktupphandling.

Sedan 2014-01-01 ligger tröskelvärdet vid 1 806 427 kr. Direktupphandlingar enligt LOU ska få användas om kontraktets värde uppgår till högst 28 procent av det tröskelvärde, vilket motsvarar 505 800kr (2014).

Kramfors kommun bedriver sin huvudverksamhet, skola och vård och omsorg, inom hela kommunen med en yta på 1 703 km², från centralorten Kramfors till övriga tätorter. Det ska vara möjligt för kommunanställda i samtliga delar av kommunen att kunna ha tillgång och vara trogen till upphandlade avtal för att täcka det löpande behovet av varor/tjänster för verksamheten. Det kan leda till att kommunen direktupphandlar avtal (så kallade ”rabattavtal”) med lokala företag.

Vägledande för dessa rabattavtal är bland annat följande förutsättningar

- det saknas kommunövergripande ramavtal med rimliga villkor till utkörning/leverans

- tröskelvärdet för direktupphandlingen (för samtliga avtal inom området) inte överskrids

- det vore orimligt ur ekonomisk och miljömässig synpunkt att åka långa sträckor för att införskaffa varan/tjänsten på annan ort.

För att klara dokumentationskraven ska Kramfors kommuns direktupphandlingar med ett värde över 100 000 kronor genomföras i e-avrop. Tre leverantörer bör tillfrågas vid varje direktupphandling upp till direktupphandlingsgränsen. Även möjlighet till annonsering på Kramfors kommuns egen hemsida finns. Om värdet understiger 10.000 kr och varan/tjänsten inte finns upphandlad kan den köpas av lämplig leverantör.

Hållbar upphandling
Nuvarande lagstiftning möjliggör för upphandlande myndigheter att integrera miljöhänsyn och sociala/etiska hänsyn i sina upphandlingar.

Kramfors kommuns upphandlingsenhet, i samråd med beställaren, gör vid varje enskild upphandling bedömningen om och vilka miljö- eller sociala/etiska krav som ska ställas i upphandlingen och om hänsyn till livscykelkostnad kan tas. I så fall ska minst Miljöstyrningsrådets miljökrav på Basnivå och CSR-kompassen för sociala/etiska krav användas.

Frågan om när sådana hänsyn är motiverade ska inte bara bedömas utifrån miljömässiga eller sociala faktorer, utan också om när det är ekonomiskt rimligt samt när det är rimligt med tanke på vilka resurser och kostnader som behövs för att kontrollera och följa upp kraven i upphandlingen.

Inköp

Vid inköp ska kommunens befintliga avtal användas

En förteckning över samtliga aktuella avtal finns tillgänglig på Kramfors kommuns intranät, via eavrops avtalsdatabas. Saknas information om en särskild vara eller tjänst, ska upphandlingsenheten kontaktas. Den ska, vid behov, utbilda beställare i användandet av avtalsdatabasen och hur man går till väga när avtal saknas.

Uppdaterad: 2017-03-16 Sidansvarig: Anita Åberg

Kontakt

Kontakt
Upphandlare
kommun@kramfors.se

Tel. 0612-800 00

Upphandlare
Anita Åberg

Besöksadress
Torggatan 2

Postadress
Kramfors kommun
872 80 Kramfors


Cookies

Vi använder cookies för att förbättra din upplevelse på hemsidan. Genom att fortsätta godkänner du vår
användning av cookies.