Handbok för förtroendevalda

Varje nämnd i kommunen har ett reglemente som Kommunfullmäktige har fastställt. Reglementet innehåller information om nämndens ansvarsområde och arbetsformer. Motsvarande för Kommunfullmäktige är arbetsordningen.

Före sammanträdet

Sammanträdesdatum

Inför varje år beslutas en sammanträdesplanering inför hela nästkommande år där nämnd, styrelse och fullmäktige fastställer datum för alla sammanträden.

Förvaltningen i samråd med nämndernas ordförande upprättar ett förslag på sammansträdesplan där samordning sker för att säkerställa att större sammanträden inte krockar då flera ledamöter
kan sitta i flera forum

Sammanträdesdatum

Inför sammanträdet

Samtliga kallelser och underlag till ärenden hanteras digitalt i kommunen. Det innebär att du behöver en dator eller surfplatta för att kunna ta del av alla handlingar.

Kom­mun­en tillhandahåller surfplattor till samtliga ledamöter och ersättare i nämnder, styrelse och kommunfullmäktige. Ditt ansvar för surfplattan regleras i det avtal som du skriver under när du hämtar ut den.

Kallelser

Det är nämnd- eller kommunsekreterare som skapar kallelsen och
möteshandlingen.

Kallelse/dagordning ska skickas ut till Kramfors kommuns nämnder, utskott och styrelser senast fem arbetsdagar före sammanträdet enligt ”Reglementen för Kommunstyrelsen och övriga nämnder” i Kramfors kommun och fem arbetsdagar för kommunfullmäktige enligt ”Arbetsordning för kommunfullmäktige”.

Samtliga kallelser och underlag hanteras digitalt i kommunen genom mötesverktyget Meetings plus.

På sammanträdet

Öppnandet av sammanträdet

Mötet öppnas alltid med att ordförande förklarar med ett klubbslag sammanträdet öppnat. Därefter tas en närvarokontroll av ledamöter och ersättare via ett upprop.

Ett formellt upprop behöver inte tas om församlingen är mindre än sju stycken, det räcker då att endast anteckna de närvarande. Klubbas de övriga deltagarna ex. tjänstepersoners närvaro räcker det med att dessa finns i protokollets närvarolista och vid behov klubbas deltagarens rätt att delta.

Ordförande har rätt att neka deltagare att delta i sammanträdet. Här är viktigt att alla som sitter med under mötet finns med i närvarolistan.

Sist utses justerare enligt justeringsordningen som fastställs inför varje år samt tid för justering. I nämnd och utskott sker justering av ordförande och en justeringsperson tillskillnad från kommunfullmäktige där ordförande åtföljs av två justeringspersoner.

Tjänstgöring

Om en ledamot är förhindrad att delta i ett sammanträde eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Inom partigruppen inträder ersättare efter den ordning de valts i kommunfullmäktige. Ersättarna ska, om inte dessa väljs proportionellt, tjänstgöra enligt den ordning som kommunfullmäktige bestämt.

En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde (exempelvis kommer sent till ett sammanträde) har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. En ersättare som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna.

En ersättare som har börjat tjänstgöra har dock alltid företräde oberoende av turordningen. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

En ledamot eller en ersättare som har avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra, sedan ärendet har behandlats. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna. Det vill säga, en så kallad ”växeltjänstgöring”, får alltså endast göras en gång på sammanträdet, under förutsättning att ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Dagordning

Ärenden som ska behandlas under sammanträdet finns i kallelsens dagordning. Dag­ord­ningen innehåller ofta många olika typer av ärenden.

Exempel på ärenden:

  • Ärenden som ska beslutas av nämnden/styrelsen i sin helhet
  • Yttranden till en annan nämnd/Kommunstyrelsen/Kommunfullmäktige
  • Svar på revisionsrapporter
  • Svar på remisser
  • Valärenden

Ledamöters initiativrätt

Varje ledamot i en nämnd har rätt att få väcka ärenden i nämnden. Flera ledamöter tillsammans kan väcka ett ärende (Kommunallagen 4 kap 20 §).

Varje ledamot i fullmäktige får väcka motioner samt ställa interpellationer och frågor enligt 5 kap. 59-64 §§ (kommunallagen 4 kap 19 §).

Tjänstgörande ersättare har samma rättigheter som de ordinarie ledmötena då de tjänstgör.

Yttranderätt

Som förtroendevald i en nämnd/styrelse har du rätt att yttra dig under sammanträdet, oavsett om du tjänstgör eller inte. Du yttrar dig genom att påkalla ordförandens uppmärksamhet genom att sträcka upp handen för att visa att du begär ordet.

Ordföranden håller reda på talarordningen bland dem som önskar yttra sig. Närvarande tjänstemän kan på begäran yttra sig i sakärenden eller kring frågor om juridiken kring sammanträdet.

 

I kommunfullmäktige har förutom ledamöter och tjänstgörande ersättare har nedanstående rätt att delta i överläggningar.
- Ordförande och vice ordförandena i en nämnd eller gemensam
nämnd vid behandling av ärenden där nämndens verksamhetsområde
berörs.


- Ordförande och vice ordförande i en kommunfullmäktigeberedning,
när kommunfullmäktige behandlar ett ärende som beredningen har
handlagt.


- Ordförande i en nämnd eller i en kommunfullmäktigeberedning eller
någon annan som besvarar en interpellation eller en fråga när
överläggning hålls med anledning av svaret.


- Styrelsens ordförande i ett sådant företag som avses i Kommunallagen 10 kap. 2–3 § § när kommunfullmäktige behandlar ett ärende som berör
förhållandena i företaget.


- Kommunstyrelsens ordförande tillika kommunalråd samt
oppositionsråd som inte är ledamot i kommunfullmäktige.


- Revisorerna ska ges tillfälle att delta i överläggningen när
kommunfullmäktige behandlar revisionsberättelsen och
årsredovisningen.

Yrkanden

Ett yrkande är ett förslag till beslut och kan delas upp i formella och materiella yrkanden samt förslag/initiativ. Nedan finner du de olika formella, materiella och förslagsyrkanden och vad de innebär. Formella och materiella yrkanden hanteras olika när propositionsordningen ställs.

Formella yrkanden

  • Ajournering
  • Bordläggning
  • Återremiss

Ajournering:
Innebär att sammanträdet tar en paus för exempelvis en överläggning eller att partierna behöver prata ihop sig lite extra runt en fråga.

Bordläggning:
När ett ärende bordläggs betyder det att nämnd, utskott eller styrelse beslutar att inte behandla ett ärende under det pågående sammanträdet. Ärendet ska behandlas på nästkommande sammanträde om inte fullmäktige eller nämnd beslutar annat.

Återremiss:
När en nämnd eller utskott väljer att avstå från att fatta beslut och istället beslutar att skicka tillbaka ärendet för ytterligare beredning hos förvaltningsorganet eller hos ett förtroendemannarorgan (nämnd, styrelse eller utskott). En återremiss kräver enkel majoritet och måste alltid följas av en motivering av de ledamöter som yrkar på återremiss samt till vem ärendet ska återremitteras till, med en tydlig beskrivning av vad som ska utredas.

Minoritetsåterremiss (endast Kommunfullmäktige):
Denna typ av remiss skiljer sig från en vanlig återremiss där skillnaden är att en tredjedel av de tjänstgörande ledamöterna kan rösta igenom en minioritetsåterremiss för att ärendet ska skickas tillbaka för ytterligare beredning. Denna typ av återremiss gäller inte i nämnder som istället kräver enkel majoritet för återremiss.

Materiella yrkanden

  • Bifall till beredningsorganets förslag
  • Avslagsyrkanden
  • Tilläggsyrkanden
  • Ändringsyrkanden

Bifall till beredningsorganets förslag:
Detta innebär att yrka bifall till grundförslaget. Alltså att beslut i ärendet ska ske enligt förslag till beslut. Här krävs ingen skriftlig eller muntlig motivering.

Avslagsyrkanden:
Att yrka på avslag innebär att man inte håller med beredningsorganets förslag till beslut och röstar nej. Denna typ av yrkande kräver ingen skriftlig eller muntlig motivering.

Tilläggsyrkande:
Ett tilläggsyrkande innebär att en ledamot yrkar på att lägga till en beslutspunkt i ärendet eller utveckla den existerande punkten. Exempelvis Organisation Y ska få 10kr i organisationsstöd men ett tilläggsyrkande kom in och tyckte att utöver 10kr i organisationsstöd ska Organisation Y få 5kr riktade till att utveckla sin barnverksamhet.

Ändringsyrkande:
Att yrka på en ändring innebär att förslag till beslut ska revideras. Exempelvis förslag till beslut ser ut som så att Organisation X ska få 10kr i bidrag men en ledamot yrkar på att organisation X ska få 20kr i bidrag.

Acklamation/omröstning

Acklamation är en form av frågeställning där ledamöterna förväntas svara bifallande genom att gemensamt ropa ja och är den process som ordförande använder sig av först när denne frågar exempelvis; kan vi godkänna beredningsorganets förslag till beslut? eller kan vi godkänna tilläggsyrkandet? Ordförande gör en uppskattning av hur många som har tyckt det ena och det andra och tillkännager detta.

Reservationer

En reservation innebär att den förtroendevalde inte tar juridiskt ansvar över beslutet. I offentlig förvaltning anses man i juridisk mening stödja beslutet om man inte reserverar sig. Den som reserverar sig anmäler det efter och i direkt samband med beslutet. En reservation kan vara både skriftlig och muntlig samt att reservationen kan motiveras t.ex. i förmån till eget förslag men kan även vara utan motivering. Reservationer ska tydligt framgå i protokollet.

En reservation ska meddelas innan sammanträdet avslutas.

Deltagande i beslut

När du tjänstgör kan du välja att inte delta i beslut, om inte ärendet gäller myndig­hets­utövning mot enskild, och då måste du delta. Du behöver dock inte rösta för mer än ett förslag i ett ärende. Ordföranden kan inte heller avstå från att delta i ett beslut om ordförandens röst krävs för att avgöra ärendet (kommunallagen 4:25-26). Om du inte vill delta i ett beslut måste du anmäla det till ordföranden innan beslutet fattas

Protokollsanteckningar

Du har rätt att lämna protokollsanteckningar i samband med att ärenden behandlas. De gäller även ersättare som inte tjänstgör. Anteckningen ska lämnas till nämnd­sekreter­aren innan protokollet justeras.

En protokollsanteckning kan ske med stöd av ett fullmäktigebeslut eller ett uttalande som godkänns av ordförande eller nämnden. Denna rubrik ska även denna finnas i direkt anslutning till beslutet d.v.s. ovanför rubriken ”ärendet” om det är väldigt kortfattat.

Däremot om protokollsanteckningen är lång kan den läggas som bilaga. Namn och partibeteckning ska alltid framgå.

Jävsregler (kommunallagen 6:28-32)

Jäv kan en ledamot anmäla i en situation då denne kan anses partisk eller där det finns någon särskild omständighet som kan rubba förtroendet för personens opartiskhet. I fullmäktige finns det 3 olika situationer där en ledamot kan anses jävig.

  • Sakägarjävet: den förtroendevalda är jävig om saken angår denne själv.

 

  • Intressejävet: den förtroendevalda är jävig om beslutet kan innebära stor nytta eller skada för denne.

  • Släktskapsjävet: den förtroendevalda är jävig om ärendet angår en nära släkting så som sambo, föräldrar, barn, syskon eller likande och kan medföra särskild nytta eller skada för sådan närstående.

I nämnd är reglerna kring jäv hårdare än i fullmäktige och har 6 situationer till utöver de 3 ovanstående då en förtroendevald kan vara jävig.

  • Ställföreträdarjäv: den förtroendevalda är jävig om denne själv eller någon närstående är ställföreträdare för det som saken angår eller som kan tänkas ha synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.
  • Ombuds- respektive biträdesjäv: den förtroendevalda är jävig om denne har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
  • Delikatessjäv: Denna jävsituation ska fånga upp sådant som inte täcks av de andra jävgrunderna. Exempelvis om den förtroendevalde är i beroendeställning till någon som direkt berörs av beslutet, genom ett anställningskontrakt, tydliga fall av vänskap eller ovänskap osv.
  • Dubbla engagemang i nämnd och styrelse: den förtroendevalda är jävig då denne sitter i flera forum. Om en ledamot sitter i både kommunfullmäktige och en nämnd och KF ska bevilja ansvarsfrihet i nämnder kan man anses som jävig. Du kan inte bevilja ansvarsfrihet till dig själv.
  • Dubbla engagemang i nämnd och kommunala företag: Exempelvis styrelseordförande i ett kommunalt bolag ska betraktas som jävig om denne är en ledamot eller deltar i handläggningen i den nämnd som ska besluta om det ärende som kommer från bolaget ex. bygglovsansökan eller myndighetsutövning i förhållande till bolaget och om en ledamot sitter i både i kommunfullmäktige och en bolagsstyrelse och KF ska bevilja ansvarsfrihet i styrelser kan man anses som jävig. Du kan inte bevilja ansvarsfrihet till dig själv.
  • Tillsynsjäv: den förtroendevalda är jävig om ärendet rör översyn av kommunal verksamhet som denne själv är knuten till.

Efter sammanträdet

Ekonomisk ersättning, arvoden

När du deltar i sammanträden och förrättningar har du rätt till arvode och ersättning för kostnader i samband med mötet, till exempel ersättning för förlorad arbetsinkomst, resor, barntillsyn med mera. För att dessa arvoden och ersättningar ska kunna betalas ut behöver du årligen lämna ett intyg från din arbetsgivare på ditt inkomstbortfall. Dess­utom behöver du skriva under cirkulationslistan alternativt reseräkning vid varje sammanträde. Där fyller du i de kostnader som du begär ersättning för.

Även om du deltar som en icke tjänstgörande ersättare har du rätt till arvode och ekonomisk ersättning.

Övrigt

Delegationsbeslut

Varje nämnd har delegationsbestämmelser som nämnden själv har fastställt. Där anges vilka funktioner i förvaltningen och/eller ledamöter i nämnden som har rätt att fatta beslut i nämndens ställe i olika ärenden. Dessa beslut anmäls under en ärendepunkt på närmast efterföljande nämndsammanträde (kommunallagen 6:37, 6:40).

Avsägelse

Om du vill sluta ditt politiska uppdrag meddelar du detta i vår e-tjänst. Där får du uppge vilka uppdrag du avsäger dig ifrån. Du behöver också meddela din gruppledare om att du avser att sluta.

Din avsägelse behandlas på nästkommande sammanträde i Kommun­fullmäktige. Om avsägelsen gäller uppdrag i Kommunfullmäktige skickas beslutet till Länsstyrelsen som gör en ny röstsammanräkning och meddelar kommunen vem som träder in i ditt ställe. För övriga uppdrag är det Kommunfullmäktige som utser nya ledamöter/ersättare.

Uppdaterad: Sidansvarig: Beatrice Halén

Kontakt

Kom in kundtjänst
Tel: 0612-800 00

Besöksadress
Torggatan 2, Kramfors

Postadress
Kramfors kommun
872 80 Kramfors

kommun@kramfors.se

Nämndsekreterare

Beatrice Halén
Beatrice.halen@kramfors.se
0612-80181

Henrik Ericson
Henrik.Ericson@kramfors.se
0612-80203